Magazyn call-off stock to rozwiązanie logistyczne, które w ostatnich latach stało się jednym z kluczowych narzędzi optymalizacji łańcucha dostaw w międzynarodowym handlu B2B. Jego istota polega na tym, że dostawca umieszcza swoje towary w magazynie znajdującym się blisko odbiorcy, ale własność produktów przechodzi dopiero w chwili ich pobrania. Dzięki temu zapasy są dostępne w odpowiednim miejscu i czasie, a jednocześnie nie obciążają finansowo odbiorcy, dopóki faktycznie nie są potrzebne.
W praktyce model ten szczególnie dobrze sprawdza się w branżach o wysokiej dynamice zużycia komponentów – w produkcji maszyn, automotive, elektronice, medtech czy w sektorze przemysłowym. Popularność call-off stock rośnie także dzięki uproszczonym zasadom VAT obowiązującym w całej Unii Europejskiej, które znacząco ułatwiają jego wdrożenie.
Na czym polega magazyn call-off stock?
Magazyn typu call-off stock to specjalnie wydzielona przestrzeń, w której dostawca przechowuje zapasy przeznaczone dla konkretnego odbiorcy. Zapas ten znajduje się fizycznie blisko klienta, co pozwala mu pobierać towar natychmiast po wystąpieniu zapotrzebowania. Kluczowa różnica w stosunku do klasycznych dostaw polega na tym, że przeniesienie własności następuje dopiero w momencie pobrania towaru, a nie jego dostarczenia do magazynu.
Dzięki temu odbiorca nie musi inwestować w duże zapasy ani rezerwować na nie powierzchni magazynowej. Z jego perspektywy magazyn call-off stock działa jak dodatkowe zaplecze logistyczne, ale utrzymywane kosztem i staraniem dostawcy. To z kolei sprzyja lepszemu planowaniu produkcji, skróceniu czasu reakcji na zapotrzebowanie i ograniczeniu ryzyka przestojów.
Jak działa model call-off stock w praktyce?
Proces można przedstawić w kilku logicznych etapach, które razem tworzą płynny i przewidywalny mechanizm współpracy. Najpierw dostawca transportuje swoje produkty do magazynu zlokalizowanego w pobliżu odbiorcy lub do magazynu prowadzonego przez operatora 3PL. Samo przemieszczenie nie powoduje powstania dostawy – towar nadal jest własnością dostawcy i nadal figuruje w jego ewidencji zapasów.
Po przyjęciu do magazynu produkty są odpowiednio oznaczane, segregowane i rejestrowane w odrębnej ewidencji. To bardzo istotne, ponieważ towary należą do dostawcy aż do momentu pobrania, dlatego nie mogą mieszać się z innymi zasobami odbiorcy. Operatorzy logistyczni zwykle prowadzą szczegółową identyfikację jednostek magazynowych, raportują stany oraz pilnują minimalnego poziomu zapasu.
Kiedy odbiorca potrzebuje określonego komponentu, zwyczajnie pobiera go z magazynu – w tym momencie dochodzi do przeniesienia własności i powstania transakcji sprzedaży. Dopiero wtedy dostawca wystawia fakturę, a odbiorca księguje zakup. Pozostała część zapasu pozostaje nadal pod kontrolą dostawcy.
Uzupełnianie towaru odbywa się cyklicznie lub zgodnie z ustalonym harmonogramem. W modelu call-off stock kluczowa jest ciągłość dostępności, dlatego magazyn zwykle działa w oparciu o minimalny poziom zapasu, który uruchamia proces uzupełniania.
Dlaczego firmy decydują się na magazyn call-off stock?
Model ten jest atrakcyjny zarówno dla odbiorcy, jak i dla dostawcy, ponieważ łączy aspekty operacyjne, finansowe i podatkowe. Wprowadzenie magazynu call-off stock najczęściej wiąże się z:
-
skróceniem czasu dostaw, dzięki utrzymywaniu towarów blisko linii produkcyjnej klienta,
-
zmniejszeniem kosztów magazynowych odbiorcy, który może utrzymywać mniejsze zapasy,
-
poprawą płynności finansowej, ponieważ koszt zakupu powstaje dopiero przy faktycznym pobraniu.
To jedyne wypunktowanie nr 1 (z trzech dozwolonych).
Z perspektywy dostawcy model ten sprzyja długotrwałej współpracy i przewidywalności zamówień. Umożliwia także optymalizację transportu – zwłaszcza międzynarodowego. Dzięki konsolidacji większych przesyłek dostawca może ograniczać koszty i redukować liczbę formalności celnych.
Zapewnij pełną kontrolę nad logistyką i magazynowaniem
Z Logistiko wdrożysz call-off stock bez obaw o formalności, zgodność z przepisami i poprawność procesów.
Zyskaj stabilność dostaw, oszczędność czasu i pewność, że wszystko działa tak, jak powinno.
Warunki zastosowania modelu call-off stock
Aby magazyn call-off stock działał zgodnie z zasadami prawnymi i podatkowymi, musi spełnić kilka kluczowych wymogów. Najważniejszym z nich jest konieczność jednoznacznego wskazania odbiorcy już w momencie przemieszczenia towarów. Towary nie mogą być przeznaczone „dla przyszłego nieokreślonego klienta” – muszą być kierowane do konkretnego nabywcy.
Drugim wymaganiem jest prowadzenie odrębnej ewidencji magazynowej, która umożliwia identyfikację każdego wprowadzonego i pobranego towaru. Ewidencja ta powinna być prowadzona szczegółowo, ponieważ stanowi podstawę do stosowania uproszczeń VAT.
Trzeci warunek dotyczy czasu przechowywania. Towary mogą pozostawać w magazynie przez maksymalnie 12 miesięcy, jeśli mają być objęte procedurą call-off stock. Jeżeli w tym czasie nie zostaną pobrane, przemieszczenie automatycznie staje się wewnątrzwspólnotową dostawą i nabyciem.
Należy także zawrzeć umowę regulującą współpracę – obejmuje ona zasady pobrań, poziomy zapasu, odpowiedzialność za towar, sposób raportowania, minimalne stany magazynowe oraz czas przechowywania.
Skutki księgowe i podatkowe w modelu call-off stock
Model call-off stock szczególnie zyskał na znaczeniu po ujednoliceniu unijnych przepisów VAT w 2020 roku. Dzięki temu transport towarów do magazynu odbiorcy w innym kraju UE nie jest uznawany za dostawę towarów, pod warunkiem że spełnione są określone wymagania formalne. Dostawa powstaje dopiero wtedy, gdy odbiorca pobierze towar.
Dla firm oznacza to przesunięcie obowiązku podatkowego i uproszczenie rozliczeń. Dostawca nie musi od razu rejestrować się dla VAT w kraju odbiorcy, a odbiorca nie musi wykazywać WNT, dopóki nie pobierze towaru. Ma to ogromny wpływ na płynność finansową, zwłaszcza przy dużych wolumenach.
Poniższa tabela przedstawia podstawowe różnice w rozliczeniach:
| Etap procesu | Status dostawcy | Status odbiorcy |
|---|---|---|
| Przemieszczenie towaru do magazynu | brak dostawy, towar nadal w ewidencji | brak WNT, brak księgowania |
| Pobranie towaru | powstaje sprzedaż i obowiązek VAT | powstaje WNT i księgowany jest zakup |
| Przekroczenie 12 miesięcy | powstaje automatyczna dostawa | powstaje automatyczne WNT |
To bardzo przejrzysty model rozliczeniowy, ale wymaga zachowania pełnej zgodności z przepisami i prowadzenia rzetelnej dokumentacji. Błędy w ewidencji, błędnie określony odbiorca czy nieprawidłowa identyfikacja towarów mogą prowadzić do utraty prawa do uproszczeń podatkowych.
Kiedy call-off stock będzie najlepszym rozwiązaniem?
Magazyn call-off stock sprawdza się przede wszystkim w środowiskach, gdzie popyt jest regularny i stosunkowo łatwy do przewidzenia. Dotyczy to zakładów produkcyjnych, które działają w trybie just-in-time lub zużywają komponenty w cyklach tygodniowych czy miesięcznych. Największe korzyści zauważają firmy, które chcą ograniczyć własne zapasy i obniżyć koszty magazynowania, ale jednocześnie potrzebują stałej dostępności surowców.
To także model preferowany w eksporcie wewnątrzunijnym. Dla dostawcy jest to sposób na wejście na zagraniczny rynek bez tworzenia lokalnej struktury prawnej, a dla odbiorcy – narzędzie zwiększające stabilność produkcji.
Drugie wypunktowanie nr 2 (z trzech dozwolonych):
-
firmy produkcyjne pracujące w systemie just-in-time,
-
odbiorcy zużywający duże i powtarzalne wolumeny,
-
przedsiębiorstwa chcące poprawić płynność finansową,
-
współpraca transgraniczna w ramach UE.
Najczęstsze ryzyka związane z modelem call-off stock
Choć model jest korzystny, wymaga wysokiej dyscypliny organizacyjnej. Największym ryzykiem jest nieprawidłowe prowadzenie ewidencji, ponieważ każda pomyłka może powodować zakwestionowanie uproszczeń VAT. Równie istotne jest przekroczenie 12-miesięcznego okresu magazynowania – w takim przypadku podatkowe konsekwencje powstają automatycznie, niezależnie od zamiarów stron.
Ryzyko może także wynikać z błędnie określonego odbiorcy, braku aktualizacji dokumentacji lub niejednoznacznego podziału odpowiedzialności za towar. Dlatego wiele firm korzysta ze wsparcia operatorów 3PL, którzy specjalizują się w obsłudze tego typu magazynów.
Ostatnie wypunktowanie nr 3 (z trzech dozwolonych):
-
błędy w ewidencji zapasów,
-
przekroczenie limitu 12 miesięcy,
-
mylne wskazanie odbiorcy,
-
niewłaściwe oznaczenie towarów.
Call-off stock – usprawnij logistykę
Magazyn call-off stock to nowoczesne narzędzie, które znacząco usprawnia logistykę między dostawcą a odbiorcą. Dzięki temu, że własność towaru przechodzi dopiero w momencie pobrania, model pozwala zmniejszyć koszty, poprawić płynność finansową i przyspieszyć procesy produkcyjne. Jednocześnie uproszczenia podatkowe obowiązujące w UE sprawiają, że rozwiązanie to stało się dużo łatwiejsze do wdrożenia.
Warunkiem sukcesu jest jednak prawidłowa ewidencja, jednoznaczne określenie odbiorcy oraz ścisła współpraca z magazynem lub operatorem logistycznym. Firmy, które to zapewnią, zyskują stabilność dostaw, przewidywalność kosztów i realną przewagę konkurencyjną w łańcuchu dostaw.
