Sprzedaż towaru za granicę a VAT – kompleksowy poradnik

W erze globalizacji i rosnącej popularności handlu elektronicznego, ekspansja na międzynarodowe rynki staje się coraz bardziej atrakcyjną opcją dla właścicieli sklepów internetowych. Rozszerzenie działalności poza granice kraju otwiera nowe możliwości zdobywania klientów, zwiększania przychodów i umacniania pozycji rynkowej. Jednak wraz z tymi szansami pojawiają się również wyzwania, zwłaszcza w zakresie dostosowania się do różnych przepisów prawnych i podatkowych obowiązujących na rynkach docelowych.

Kluczowe aspekty prawne sprzedaży towarów za granicę

Jednym z kluczowych elementów, o którym muszą pamiętać przedsiębiorcy decydujący się na sprzedaż międzynarodową, są kwestie podatkowe związane z rozliczaniem podatku VAT. Przepisy dotyczące tego obszaru mogą się znacznie różnić w zależności od tego, czy Twój e-commerce działa na rynku Unii Europejskiej, czy też obejmuje kraje spoza Wspólnoty.

Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość (WSTO)

Zacznijmy od omówienia zasad obowiązujących w obrębie Unii Europejskiej. W przypadku sprzedaży towarów za granicę do innych krajów członkowskich, mamy do czynienia z tzw. wewnątrzwspólnotową sprzedażą towarów na odległość (WSTO). Dotyczy ona dostaw z jednego kraju UE do innego, zarówno do klientów indywidualnych (B2C), jak i podmiotów gospodarczych (B2B).

Limit 10 000 EUR rocznie

Sposób rozliczenia WSTO będzie uzależniony od tego, czy przekroczyłeś limit 10 000 EUR wartości dostaw towarów i świadczenia usług dla odbiorców z innych krajów UE w ciągu całego roku podatkowego. Jeżeli wartość sprzedaży przekracza tę kwotę, masz do wyboru dwie opcje:

1. Zarejestrować się jako płatnik VAT we wszystkich krajach UE, do których sprzedajesz.
2. Zarejestrować się do VAT OSS (One Stop Shop), czyli systemu służącego do rozliczania podatku VAT w całej Unii Europejskiej dla sprzedawców.

Natomiast jeśli wartość sprzedaży nie przekracza 10 000 EUR rocznie, możesz:

• Rozliczać sprzedaż tak samo jak sprzedaż krajową.
• Dobrowolnie zarejestrować się do VAT w kraju konsumentów.
• Zarejestrować się do systemu VAT OSS.

VAT OSS – uproszczone rozliczanie VAT w UE

System VAT OSS (One Stop Shop) to procedura, która znacznie ułatwia rozliczanie podatku VAT przy sprzedaży towarów za granicę w obrębie Unii Europejskiej. Po zarejestrowaniu się do tego systemu, składasz jedną zbiorczą deklarację w kraju siedziby Twojej firmy, zamiast rejestrować się jako płatnik VAT w każdym kraju docelowym.

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT)

Kolejnym istotnym pojęciem jest wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), która odnosi się do handlu B2B między różnymi krajami członkowskimi UE. Polega ona na sprzedaży produktów z firmy z jednego kraju UE do firmy innego kraju wchodzącego w skład Unii.

Kiedy transakcja może zostać uznana za WDT?

Aby transakcja została uznana za WDT, musi spełniać następujące warunki:

• Nabywca towaru musi być podatnikiem VAT zarejestrowanym w innym państwie członkowskim UE niż Polska lub być osobą prawną niebędącą podatnikiem VAT, która została zidentyfikowana na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w innym państwie członkowskim UE niż Polska (musi posiadać numer VAT-UE nadany w kraju innym niż Polska).
• Dostawca musi być zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT-UE.
• Dostawca musi posiadać dokumentację potwierdzającą wywóz towarów z terytorium Polski i ich dostarczenie nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego UE niż Polska.

WDT a VAT

Zgodnie z ogólną zasadą, w przypadku handlu między przedsiębiorcami z różnych krajów Unii Europejskiej, VAT jest naliczany w kraju nabywcy. Z kolei w kraju sprzedawcy stosuje się stawkę 0% VAT lub zwolnienie z prawem do odliczenia podatku naliczonego.

Sprzedawca może zastosować stawkę 0% VAT dla WDT, gdy:

• Nabywca ma właściwy i aktualny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych nadany przez państwo członkowskie, w którym nabywca jest zarejestrowany jako podatnik VAT.
• Sprzedawca przed terminem rozliczenia podatkowego (JPK) za dany okres posiada dokumentację potwierdzającą, że towary zostały wywiezione z jego kraju i dostarczone do nabywcy.
• Sprzedawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT-UE i wskazuje WDT w swoim rozliczeniu podatkowym (JPK).

Rejestracja jako podatnik VAT-UE

Aby dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych, musisz się zarejestrować jako podatnik VAT-UE. Ten wymóg dotyczy zarówno firm płacących VAT, jak i tych zwolnionych z tego podatku. Wypełniasz formularz VAT-R, ten sam, który stosujesz do rejestracji do VAT-u. Po zarejestrowaniu otrzymasz potwierdzenie nadania numeru VAT-UE na formularzu VAT-5UE. Od tego momentu, gdy rozliczasz transakcje międzykrajowe, musisz używać numeru identyfikacyjnego podatkowego poprzedzonego kodem PL.

Sprzedaż do krajów spoza Unii Europejskiej

W przypadku sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym spoza krajów UE, czyli tzw. krajów trzecich, podlegasz unijnym przepisom dotyczącym eksportu towarów. Podobnie jak przy WDT, masz możliwość skorzystania z preferencyjnej stawki podatku VAT wynoszącej 0%. Możesz ją zastosować, jeśli będziesz posiadać dokumenty potwierdzające wywóz towaru jeszcze przed upływem terminu złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy.

Może zainteresuje Cię też inny artykuł na naszym blogu: Koszty logistyki. O kosztach stałych i zmiennych

Deklaracje VAT-UE – najważniejsze aspekty

Deklaracje VAT-UE (lub inaczej informacje podsumowujące) składa się za okresy miesięcznie do 25 dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy (do 25 sierpnia za lipiec itp.). Deklaracje składa się do urzędu skarbowego właściwego dla danego podatnika, dokładnie tak jak w przypadku standardowej deklaracji VAT.

Informacje w takiej deklaracji podsumowującej zawierają dane o dokonanych WDT, WNT (nabyciu towarów od innych podatników VAT UE) oraz świadczeniu usług na rzecz podatników VAT z innych krajów UE.

Wyjątki w rozliczaniu VAT przy sprzedaży zagranicznej do krajów UE

W kontekście sprzedaży międzynarodowej w obrębie Unii Europejskiej warto pamiętać o dwóch istotnych wyjątkach:

1. Jeśli dysponujesz potwierdzeniami wysyłki towarów za granicę, nie zapłacisz podatku VAT z tytułu WDT w przypadku klientów, którzy są podatnikami VAT (sprzedaż B2B).
2. Nie będziesz musiał płacić podatku w kraju docelowym, jeśli Twoja łączna sprzedaż do krajów Unii Europejskiej nie przekracza 10 000 EUR/42 000 PLN.

Wybór odpowiedniej platformy e-commerce

Skuteczna ekspansja na rynki zagraniczne wymaga nie tylko znajomości przepisów podatkowych, ale także odpowiedniego zaplecza technicznego. Twój sklep internetowy powinien być wyposażony w funkcjonalności umożliwiające sprawne zarządzanie sprzedażą międzynarodową, takie jak:

• Możliwość przypisania lokalnych stawek VAT obowiązujących w danym kraju.
• Obsługa wielu wersji językowych i walut.
• Integracja z różnymi metodami płatności i dostawy popularnymi na rynkach docelowych.
• Elastyczne zarządzanie ofertą i szybka skalowalność sprzedaży.

Warto rozważyć wybór platformy e-commerce, która oferuje te i inne niezbędne funkcjonalności w jednym miejscu, ułatwiając proces ekspansji zagranicznej.