W okresie rocznym Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia na każdym wykorzystywanym przez Zleceniodawcę magazynie jednej bezpłatnej inwentaryzacji okresowej, obejmującej cały towar Zleceniodawcy.
Zleceniodawca zgadza się na zatrzymanie pracy magazynu na co najmniej cztery dni robocze na potrzeby inwentaryzacji okresowej, w uzasadnionych przypadkach okres ten może ulec wydłużeniu.
Każdorazowo termin i czas trwania inwentaryzacji okresowej jest uzgadniany przez Wykonawcę w porozumieniu ze Zleceniodawcą.
W okresie rocznym Wykonawca może wg własnego uznania wykonać dowolną ilość inwentaryzacji cząstkowych dla towaru klienta, pod warunkiem, że nie powoduje to obniżenia dziennej wydajności magazynu.
W okresie rocznym Zleceniodawca może zlecić przeprowadzenie jednej dodatkowej, płatnej inwentaryzacji pełnej (analogicznie do opisanej w pkt. 1 inwentaryzacji okresowej) lub jednej tygodniowo inwentaryzacji cząstkowej (pojedynczy produkt). Termin i warunki takich inwentaryzacji będą ustalane każdorazowo z Wykonawcą, który w zależności od skali inwentaryzacji może zalecić zatrzymanie normalnej pracy magazynu.
W ramach każdej inwentaryzacji mogą pojawić się różnice w stanie magazynowym, które zostaną skorygowane natychmiast po zakończeniu przez Wykonawcę procedury inwentaryzacji. Skorygowanie tych różnic nie wymaga zgody Zleceniodawcy.
Każdorazowo dokonując korekty stanów magazynowych, Wykonawca poinformuje o tym fakcie Zleceniodawcę wysyłając powiadomienie na uzgodniony adres e-mail.
Po zakończeniu procedury inwentaryzacyjnej Wykonawca udostępni Zleceniodawcy listę wszystkich wykonanych korekt stanu magazynowego najpóźniej w następnym w następnym dniu roboczym wraz z plikiem CSV zawierającym aktualne stany magazynowe wszystkich towarów.
Każda korygowana pozycja musi zawierać opis stwierdzonej lub prawdopodobnej przyczyny wystąpienia różnicy, sporządzony wg najlepszej wiedzy Wykonawcy:
“Zniszczenie” – wypełniany w sytuacji gdy brak na stanie magazynowym powstał na skutek zniszczenia całkowitego towaru z winy Wykonawcy
“Błąd w przyjęciu dostawy” – wypełniany w sytuacji gdy przeprowadzona przez Wykonawcę analiza wykazuje, że najbardziej prawdopodobną przyczyną wystąpienia różnicy w stanie magazynowym było błędne przyjęcie dostawy (nie stwierdzenie błędu w dostawie w czasie przyjęcia dostawy)
“Błąd w wydaniu” – wypełniany w sytuacji gdy przeprowadzona przez Wykonawcę analiza wykazuje, że najbardziej prawdopodobną przyczyną wystąpienia różnicy w stanie magazynowym było błędne wydanie towaru przez Wykonawcę.
“Błąd w zwrocie” – wypełniany w sytuacji gdy przeprowadzona przez Wykonawcę analiza wykazuje, że najbardziej prawdopodobną przyczyną wystąpienia różnicy w stanie magazynowym było błędne przyjęcie zwrotu towaru przez Wykonawcę.
“Zagubienie” – wypełniany w przypadku inwentaryzacji cząstkowych, w sytuacji gdy w ramach częściowej inwentaryzacji towaru klienta pojawiły się niewyjaśnione różnice w stanie magazynowym danego produktu, które powinny ulec wyjaśnieniu w procesie dalszych inwentaryzacji cząstkowych lub najdalej w procesie najbliższej inwentaryzacji okresowej. Jeśli w najdalej w toku najbliższej inwentaryzacji okresowej poszczególne korekty stanu ze statusem “Zagubienie” nie zostaną wyjaśnione – musi im być przypisany inny status. Ta korekta stanu nie powoduje zmiany w ujęciu księgowym i wartościowym stanu magazynowego, oznacza tylko, że do czasu wyjaśnienia towar ten jest niedostępny do wydania.
“Odnalezienie” – wypełnianiu w przypadku inwentaryzacji cząstkowych, wypełniany w przypadku inwentaryzacji cząstkowych, w sytuacji gdy w ramach częściowej inwentaryzacji towaru klienta pojawiły się niewyjaśnione różnice w stanie magazynowym danego produktu, które powinny ulec wyjaśnieniu w procesie dalszych inwentaryzacji cząstkowych lub najdalej w procesie najbliższej inwentaryzacji okresowej. Jeśli w najdalej w toku najbliższej inwentaryzacji okresowej poszczególne korekty stanu ze statusem “Odnalezienie” nie zostaną wyjaśnione – musi im być przypisany inny status.
Aby umożliwić zleceniodawcy samodzielną analizę możliwych przyczyn wystąpienia korekt stanu magazynowego, Wykonawca udostępni widok “Historii towaru”, który będzie prezentował chronologicznie wszystkie operacje magazynowe wykonane na danym towarze (Przyjęcia dostaw, Przyjęcia zwrotów, Wydania towaru, Korekty stanu) z opcją eksportu do pliku csv.
Na zakończenie każdej inwentaryzacji okresowej Wykonawca udostępni Zleceniodawcy raport inwentaryzacyjny, zawierający listę wszystkich wykonanych korekt stanu magazynowego, na podstawie którego Zleceniodawca wykona we własnym zakresie niezbędne korekty wartościowe i księgowe dla stanu magazynowego.
