Procedura przyjęcia dostawy

  1. Zleceniodawca przekazuje dokument zlecenia przyjęcia towaru Wykonawcy wyłącznie w formie elektronicznej, wprost ze swojego systemu informatycznego, co najmniej jeden dzień roboczy przed planowaną dostawą, w formacie oraz metodą określoną w dokumentacji API udostępnionej przez Wykonawcę lub za pośrednictwem Panelu Klienta (http://panel.logistiko.pl)
  2. Każde zlecenie przyjęcia towaru powinno zawierać:
    • jednoznaczne określenie towarów i ich ilości do przyjęcia
    • jednoznaczne określenie metody dostawy (transport własny, przesyłka pocztowa, kurierska itp. zgodnie z ustalonymi przez Strony formami dostaw)
    • jednoznaczne określenie terminu dostawy
    • dodatkowe oznaczenie dostawy (nr dostawy, nr listu przewozowego itp.)
    • dodatkowe oznaczenia dostawy pozwalające na jej łatwą identyfikację przez Wykonawcę (symbol dostawy, nazwa dostawcy itp., nr samochodu)
    • Dostawca (kurier, kierowca) powinien posiadać wydruk etykiety dostawy (na paczce) lub znać jej numer
  3. Wykonawca po zapoznaniu się z awizem dostawy potwierdzi (akceptując awizo dostawy) możliwość jego rozładunku w awizowanym terminie lub wskaże najbliższy możliwy termin rozładunku dostawy.
  4. Wykonawca może odmówić potwierdzenia awiza dostawy jeśli z przyczyn niezależnych od siebie w proponowanym terminie nie ma technicznej możliwości odbioru dostawy (zdarzenia losowe, awarie itp.), gdy w proponowanym terminie,w danych godzinach, jest już awizowana inna dostawa lub gdy odbiór dostawy w proponowanym terminie wymagać będzie dodatkowych ustaleń ze zleceniodawcą, np. wiążących się z koniecznością reorganizacji pracy magazynu lub obniżeniem wydajności magazynu spowodowanym przyjęciem dostawy w proponowanym terminie. W takiej sytuacji Wykonawca wraz ze Zleceniodawcą ustalą najkorzystniejsze rozwiązanie umożliwiające odbiór dostawy w proponowanym terminie, lub najbliższym możliwym.
  5. Zleceniodawca oraz Wykonawca przyjmują, że każde elektroniczne zlecenie przyjęcia i zaakceptowane przez Wykonawcę, zostało złożone przez osobę uprawnioną przez Zleceniodawcę do tworzenia tego typu zleceń i może zostać przekazane do realizacji bez konieczności jakichkolwiek dalszych uzgodnień, wyłącznie na podstawie treści zlecenia.
  6. Za zgodność terminów dostaw z awizowanymi wcześniej odpowiada Zleceniodawca. Wykonawca zastrzega prawo do odmowy rozładunku dostawy nie dostarczonej w terminie awizowanym lub do naliczenia dodatkowych opłat za rozładunek i przyjęcie takiej dostawy. W przypadku odmowy rozładunku dostaw dostarczonych poza zaakceptowanymi przez Wykonawcę awizowanymi terminami, Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za żadne roszczenia spedytora (dostawcy) związane z odmową lub opóźnieniem rozładunku takiej dostawy.
  7. Wykonawca zobowiązuje się do odbioru dostawy w zaakceptowanym terminie zaawizowanym przez Zleceniodawcę. Poprzez odbiór dostawy rozumie się fizyczne rozładowanie dostawy oraz sporządzenie niezbędnych dokumentów potwierdzających rozładunek towaru przez Wykonawcę.
  8. W trakcie rozładunku Wykonawca przeprowadzi wstępną kontrolę poprawności dostawy poprzez weryfikację dostarczonych ilości z dokumentem CMR, weryfikację widocznych uszkodzeń, weryfikację dostępu do zawartości oraz weryfikację zabezpieczenia towaru (plomby na kontenerach itp.).
  9. Rozładunek dostawy kończy się w momencie podpisania dokumentu CMR wraz z wpisaniem do niego wszelkich uwag dotyczących ewentualnie stwierdzonych niezgodności lub okoliczności uniemożliwiających przeprowadzenie pełnej weryfikacji (brak dostępu do zawartości itp.) W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w zawartości dostawy, jej opakowaniu itp. Wykonawca wykona dokumentację fotograficzną tego faktu i przekaże ją Zleceniodawcy.
  10. Wykonawca zobowiązuje się do przyjęcia towaru z dostawy na stan magazynowy nie później niż w ciągu następnych dwóch dni roboczych od momentu odbioru dostawy, w przypadku dostaw, których odbiór nastąpił po godz. 14:00. W przypadku dostaw, których odbiór nastąpił przed godziną 14:00 – Wykonawca przyjmie towar nie później niż w kolejnym dniu roboczym, chyba, że Zleceniodawca zdecyduje inaczej (ustali późniejszy termin) a przyjmowany towar nie jest uszkodzony i nie ma rozbieżności z awizacją.
  11. Zleceniodawca zobowiązuje się do organizacji dostaw w taki sposób, żeby ich odbiór nie wiązał się z dodatkową pracą dla Wykonawcy, w szczególności:
    • dostawy trafiają na Magazyn w godzinach gwarantujących ich rozładowanie w ramach normalnych godzin pracy Magazynu. Przewoźnik udostępni towar do rozładunku.
    • dostawy są przygotowane do rozładunku tzn. towar znajduje się w odpowiedniej pozycji do rozładunku i dostęp do niego nie wymaga wykonywania żadnych dodatkowych czynności (np. rozładunku i ponownego załadunku towarów nie będących częścią dostawy), jeżeli taka sytuacja ma miejsce zostanie bezzwłocznie zgłoszona Zleceniodawcy, poprzez dodanie odpowiedniego oznaczenia na zleceniu w systemie WMS.
    • dostarczany towar jest przygotowany do bezpiecznego rozładunku za pomocą narzędzi, którymi dysponuje Magazyn (np. towar pakowany jest na palety, których wymiary i waga nie przekraczając dopuszczalnych norm dla wózków magazynowych):
      • obciążenie palety nie może przekraczać 1 tony
      • towar powinien znajdować się na paletach EURO
      • towar na paletach powinien być stabilny i opakowany w taki sposób, by umożliwić natychmiastowy rozładunek wózkiem
    • towar dostarczany jest pojazdami umożliwiającymi bezpieczny rozładunek (czyli pojazdy mogące korzystać z ramp załadowczych na Magazynie lub pojazdy posiadające własne windy rozładunkowe) W przypadku dostaw kontenerowych kontener powinien być ustawiony na końcu naczepy, w sposób umożliwiający łatwy dostęp.
  12. W przypadku gdy dostawa nie spełnia warunków opisanych w pkt. 10, Wykonawca ma prawo:
    • obciążyć Zleceniodawcę dodatkowymi kosztami wynikającymi z konieczności wykonania dodatkowych prac niezbędnych do rozładunku dostawy lub też gdy rozładunek dostawy wymaga pracy poza normalnymi godzinami pracy magazynu.
    • odmówić rozładunku dostawy, w sytuacji gdy uzna, iż nie ma możliwości rozładunku dostawy w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami BHP i gwarantujący bezpieczeństwo swoim pracownikom lub jeśli brak możliwości rozładunku dostawy wynika z jej nieprawidłowego przygotowania przez dostawcę lub ze stanu technicznego pojazdu dostawczego.
  13. W przypadku gdy Wykonawca odmówi odbioru dostawy z przyczyn leżących po stronie przewoźnika (zły stan techniczny pojazdu lub inne okoliczności stwarzające zagrożenie dla pracowników Wykonawcy), zostanie wykonana i przekazana Zleceniodawcy dokumentacja fotograficzna czynników uniemożliwiających rozładunek i odbiór dostawy.
  14. W trakcie przyjmowania dostawy na stan magazynowy Wykonawca dokona weryfikacji jej poprawności z dokumentem awiza dostawy znajdującym się w systemie WMS. Weryfikacja polega na zliczeniu ilości dostarczonego towaru.
  15. Na życzenie Zleceniodawcy, w przypadku niektórych lub wszystkich dostaw Wykonawca może przeprowadzić szczegółową weryfikację dostawy, na którą składa się oprócz czynności opisanych w pkt. 12 także: szczegółowa kontrola oznaczeń towar (weryfikacja nazw, weryfikacja roczników itp.), kontrola zgodności towaru z dopuszczeniem do obrotu (poprawność naklejenia banderol, dostarczone z towarem polskie opisy itp.) oraz inne czynności uzgodnione ze Zleceniodawcą.
  16. W przypadku wykrycia przez Wykonawcę jakichkolwiek niezgodności stanu faktycznego dostawy z awizacją, Wykonawca niezwłocznie poinformuje o tym fakcie Zleceniodawcę drogą e-mail na uzgodniony adres lub poprzez wprowadzenie odpowiednich danych do systemu WMS.
  17. W przypadku jakichkolwiek niezgodności dostawy z awizem, Wykonawca zawsze przyjmuje do systemu i na stan magazynowy towary i ilości zgodne ze stanem faktycznym, zaznaczając na zleceniu w systemie WMS różnice w stosunku do awiza.
  18. W przypadku wykrycia uszkodzeń towarów w dostawie, Wykonawca każdorazowo niezwłocznie powiadomi Zleceniodawcę, poprzez oznaczenie zlecenia dostawy w systemie WMS oraz wykona dokumentację fotograficzną uszkodzeń, aby umożliwić zleceniodawcy zgłoszenie szkody transportowej.
  19. Jeśli w dostawie stwierdzono uszkodzony towar, towar ten zostanie przyjęty na stan magazynowy jako uszkodzony, wraz ze słownikowym opisem uszkodzenia.
  20. Wykonawca umożliwi Zleceniodawcy dostęp do pełnego spisu wszystkich uszkodzonych towarów znajdujących się w Magazynie, wraz z opisem uszkodzeń oraz raportem systemowym umożliwiającym okresowy przegląd wszystkich uszkodzonych towarów wraz z możliwością eksportu do pliku CSV.
  21. Zleceniodawca określa słownik oznaczeń towarów uszkodzonych, wraz z instrukcją jakie warunki musi spełniać towar aby zaliczyć go do danego typu uszkodzenia. Słownik ten jest używany przez Wykonawcę do dzielenia uszkodzonych towarów wg typów uszkodzenia w systemie WMS.
  22. Dostawy, których odbiór nastąpił w terminie innym niż awizowane zostaną przyjęte w najbliższym możliwym terminie wskazanym przez Wykonawcę.
  23. W przypadku gdy w danym terminie jest kilka dostaw oczekujących na przyjęcie, Zleceniodawca nie wpływa na kolejność ich przyjmowania, poza możliwością oznaczenia nie więcej niż jednej dostawy w danym dniu roboczym jako Interwencyjną, analogicznie jak ma to miejsce w przypadku zleceń wydania towaru.
  24. Dostawę uznaje się za przyjętą w momencie gdy towar pojawia się na stanie magazynowym i jest dostępny do wydania. Wykonawca powiadomi o tym fakcie Zleceniodawcę poprzez wprowadzenie odpowiedniej informacji do systemu WMS (towar dostępny do wydania) oraz automatycznym powiadomieniem e-mail na uzgodniony adres
  25. W przypadku przyjęcia nowego (nie występującego wcześniej w kartotece towarowej) produktu, Wykonawca na życzenie Zleceniodawcy sporządzi jego dokumentację fotograficzną, która zostanie załączona do produktu w kartotece towarowej systemu WMS.
  26. Przyjęcie towaru na skład celny odbywa się analogicznie jak przyjęcie towaru na magazyn obrotowy, po uzyskaniu odpowiednich zgód ze strony organów celnych.
  27. Przesunięcie towaru między magazynami Logistiko odbywa się poprzez sporządzenie przez Zleceniodawcę w systemie zlecenia wydania z magazynu źródłowego oraz awiza dostawy na magazyn docelowy i związane jest z koniecznością fizycznego przemieszczenia towaru w magazynie, a zatem stosuje się do niego takie same terminy jak dla dostaw.