Czy system WMS jest niezbędny do sprawnej pracy magazynu?

W  poprzednim artykule zastanawialiśmy się, która operacja magazynowa będzie miała największy wpływ na to jak klienci ostatecznie ocenią pracę magazynu i sklepu. Doszliśmy do wniosku, że w zależności od trybu pracy magazynu, każda z operacji magazynowych może mieć kluczowe znaczenie. Zanim przejdziemy do omawiania każdej z nich, warto wspomnieć o znaczeniu systemów WMS (Warehouse Management System) we wspomaganiu każdej z nich. I dodatkowo – czy nie posiadając system WMS w ogóle jest możliwie zorganizowanie skutecznego magazynu dla sklepu internetowego.

System WMS – co to?

System WMS (Warehouse Management System) to oprogramowanie, którego celem jest skuteczne zarządzanie operacjami w magazynie. W skrócie, System WMS wspomaga organizację i optymalizację procesów magazynowych, począwszy od przyjęcia towaru, poprzez składowanie, aż do przygotowania i wysyłki zamówień.

Innymi słowy systemy WMS (jest ich bardzo wiele) mają za zadanie utrzymanie porządku w magazynie oraz wspomaganie magazynierów we wszystkich wykonywanych czynnościach.  Systemy WMS wykorzystują najczęściej terminale magazynowe i czytniki kodów EAN (kodów kreskowych). Jednak dostępna ilość urządzeń magazynowych jest ogromna i stale rośnie.

Oto kilka kluczowych funkcji Systemu WMS:

1. Śledzenie i lokalizacja towarów: system WMS pozwala na dokładne śledzenie lokalizacji każdego produktu w magazynie. Dzięki temu łatwiej jest odnaleźć i pobierać produkty z półek.
2. Zarządzanie stanami magazynowymi: oprogramowanie monitoruje ilości dostępnych produktów, a także śledzi ich stan, takie jak uszkodzenia czy data ważności. To umożliwia efektywne zarządzanie zapasami.
3. Optymalizacja procesu przyjęcia i wysyłki: system WMS automatyzuje procesy przyjęcia dostawy i przygotowywania zamówień, co przyspiesza operacje magazynowe i redukuje ryzyko błędów.
4. Przydzielanie zadań: oprogramowanie może przypisywać zadania pracownikom magazynu, określając, co i kiedy mają zrobić, co przyczynia się do lepszej organizacji pracy.
5. Integracja z systemami informatycznymi: system WMS integruje się z innymi systemami informatycznymi, takimi jak systemy do zarządzania zamówieniami (OMS) czy systemy zarządzania transportem (TMS), co zapewnia spójność danych i efektywną wymianę informacji.
6. Raportowanie i analizy: oprogramowanie gromadzi dane dotyczące operacji magazynowych, co umożliwia generowanie raportów i analizy wydajności, co z kolei pomaga w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji.

Dzięki Systemowi WMS, przedsiębiorstwa mogą zwiększyć precyzję zarządzania magazynem, zoptymalizować przepływ pracy oraz zminimalizować ryzyko popełniania błędów podczas operacji magazynowych.

Co dokładnie robią systemy WMS?

• pamiętają gdzie w magazynie znajduje się każda sztuka towaru
• automatycznie rozpoznają skanowane przez magazyniera miejsca i produkty, dzięki czemu prowadzą całą dokumentację magazynową (rejestrują każdy ruch magazynowanego towaru)
• wskazują magazynierom drogę do odpowiednich lokacji (regałów, półek w magazynie)
• weryfikują czy magazynier na pewno pobiera z lokacji odpowiedni towar
• weryfikują czy zrealizowane zamówienia na pewno zawierają wszystkie produkty, które powinny się w nich znaleźć

W skrócie – uwalniają magazynierów od konieczności pamiętania i zapisywania wszystkiego co robią i co dzieje się w magazynie. Dzięki integracji z systemami sprzedażowymi, likwidują też konieczność realizacji zamówień na podstawie wydruków, karteczek, notatek itp. Proces realizacji zamówienia przez magazyniera staje się naturalną kontynuacją procesów sprzedażowych i może być skutecznie weryfikowany przez dział handlowy.

System WMS: wady i zalety

Zalety systemu WMS

1. Optymalizacja operacji magazynowych: System WMS wprowadza automatyzację i optymalizację procesów magazynowych, co prowadzi do skrócenia czasu przygotowania zamówień, efektywniejszego zarządzania stanami magazynowymi i zwiększenia precyzji operacji.
2. Śledzenie produktów: Dzięki Systemowi WMS możliwe jest dokładne śledzenie lokalizacji każdego produktu w magazynie, co ułatwia zarządzanie zapasami, redukuje ryzyko błędów oraz przyspiesza procesy pobierania towarów.
3. Integracja z innymi systemami: Oprogramowanie WMS łatwo integruje się z innymi systemami, takimi jak systemy do zarządzania zamówieniami (OMS) czy systemy zarządzania transportem (TMS), co zapewnia spójność danych i usprawnia wymianę informacji.
4. Efektywne zarządzanie stanami magazynowymi: System WMS umożliwia bieżące monitorowanie ilości dostępnych produktów, a także ich stanu, co pomaga w efektywnym zarządzaniu stanami magazynowymi, minimalizacji strat i unikaniu problemów związanych z przeterminowaniem.
5. Redukcja błędów: Automatyzacja procesów i precyzyjne śledzenie stanów magazynowych przyczyniają się do zminimalizowania błędów, co ma kluczowe znaczenie zwłaszcza w obszarze przygotowywania zamówień.

Wady systemu WMS

1. Koszty implementacji: Wdrożenie Systemu WMS może być kosztowne, zarówno pod względem zakupu oprogramowania, jak i dostosowania infrastruktury IT w firmie do nowego systemu.
2. Konieczność szkoleń: Ewentualna potrzeba przeszkolenia pracowników w korzystaniu z nowego systemu może wprowadzić pewne opóźnienia w codziennych operacjach magazynowych.
3. Złożoność integracji: Integracja Systemu WMS z istniejącymi systemami przedsiębiorstwa może być czasochłonna i wymagać specjalistycznej wiedzy.
4. Potrzeba regularnych aktualizacji: System WMS wymaga stałej aktualizacji, aby utrzymać zgodność z nowymi technologiami, normami branżowymi oraz dostosować się do zmieniających się potrzeb firmy.
5. Brak uniwersalności: Nie wszystkie firmy, zwłaszcza te o mniejszym zakresie działalności, mogą potrzebować tak zaawansowanego systemu magazynowego, co może sprawić, że inwestycja w System WMS będzie dla nich nadmiernie skomplikowana i kosztowna.

System WMS a wielkość sprzedaży

Czy to oznacza, że w dzisiejszych czasach magazyn nie ma szansy pracować szybko i skutecznie nie opierając się na wsparciu systemu WMS? Niekoniecznie. Wszystko oczywiście zależy od skali sprzedaży, wielkości magazynu i doświadczeniu samych magazynierów.

W sklepach internetowych, które realizują stosunkowo niewielką ilość zamówień dziennie (np. poniżej 100) jak najbardziej można uzyskać wysoką wydajność magazynu bez inwestowania ogromnych pieniędzy w system WMS. Problemy zaczynają się przy większej ilości zamówień, dużego poziomu zapasów lub dużej rotacji pracowników magazynowych. W takie sytuacji korzyści z wdrożenia systemu WMS stają się bardziej wyraźne, bowiem systemy WMS, jak każdy system informatyczny zarządzania, są lepsze od ludzi tam gdzie trzeba pamiętać całą masę z pozoru drobnych szczegółów (np. gdzie znajduje się dowolny z kilkuset towarów) lub gdzie trzeba każdą czynność wykonywać dokładnie w ten sam sposób (np. sposób pakowania zamówień). Niezastąpione są także gdy trzeba natychmiast obliczyć jaką wybrać drogę, żeby jak najszybciej zebrać towar z np. pięciu różnych półek w magazynie.

To jest właśnie główne zadanie systemów WMS: wspomaganie magazynierów w sytuacjach gdzie wymagana jest niezawodna pamięć, systematyczność czy skomplikowane obliczenia. Musimy jednak zawsze pamiętać, że absolutnie żaden, nawet najlepszy i najdroższy system WMS sam nie zorganizuje skutecznego magazynu dla sklepu internetowego. Do tego zawsze niezbędny jest zgrany zespół magazynierów oraz rozsądne ustalenie procedur wykonywania każdej operacji magazynowej. A to może zrobić tylko człowiek.

Poznaj system WMS od Logistiko

Poznaj panel Logistiko z własnym Systemem WMS, który dostarcza kompleksowe narzędzia do efektywnego zarządzania magazynem. Masz konto w panelu WMS Logistiko? Zaloguj się. Nie masz konta, ale chcesz je założyć? Skontaktuj się z nami.