Ewidencja wyrobów akcyzowych – obowiązki w procedurze zawieszenia poboru akcyzy

Ewidencja wyrobów akcyzowych to podstawowe narzędzie kontroli nad towarem, od którego akcyza jest zawieszona, zwolniona lub należna. Obowiązki ewidencyjne w podatku akcyzowym w procedurze zawieszenia poboru akcyzy spoczywają przede wszystkim na podmiocie prowadzącym skład podatkowy, ale dotyczą też m.in. zarejestrowanego odbiorcy i zarejestrowanego wysyłającego. Kodeks karny skarbowy traktuje ewidencję jak księgę, dlatego jej braki lub błędy mogą skończyć się odpowiedzialnością karną skarbową. Wyjaśniamy, kto, jak i jak długo musi prowadzić ewidencje akcyzowe.

Kto prowadzi ewidencję wyrobów akcyzowych?

Obowiązki ewidencyjne wynikają z działu VIA ustawy o podatku akcyzowym (art. 138a–138q). Najważniejsze z nich to:

• podmiot prowadzący skład podatkowy – ewidencja wyrobów akcyzowych (art. 138a); operator logistyczny prowadzący skład dodatkowo ewiduje magazynowane w nim wyroby nieakcyzowe,
• zarejestrowany wysyłający – ewidencja wyrobów wysyłanych w procedurze zawieszenia z miejsca importu (art. 138b),
• zarejestrowany odbiorca (z wyłączeniem odbiorcy z zezwoleniem jednorazowym) oraz podatnik nabywający wewnątrzwspólnotowo wyroby z zapłaconą akcyzą, czyli uprawniony odbiorca – ewidencja wyrobów nabywanych wewnątrzwspólnotowo (art. 138c),
• podmiot pośredniczący i podmiot zużywający – ewidencja wyrobów zwolnionych od akcyzy ze względu na przeznaczenie (art. 138f),
• podmiot obowiązany do oznaczania wyrobów znakami akcyzy – ewidencja podatkowych znaków akcyzy (art. 138l).

Skład podatkowy i zarejestrowany wysyłający prowadzą także ewidencję dokumentów handlowych dla wyrobów spoza załącznika nr 2 do ustawy. Sam system EMCS PL2 rejestruje przemieszczenia, ale nie zastępuje ewidencji prowadzonej przez przedsiębiorcę.

Jakie dane zawiera ewidencja w procedurze zawieszenia poboru akcyzy?

Ewidencja prowadzona w składzie podatkowym musi pozwalać ustalić ilość, rodzaj i miejsce magazynowania wyrobów objętych procedurą zawieszenia, wyrobów zwolnionych oraz wyrobów z zapłaconą akcyzą. Musi też wyodrębniać kwotę akcyzy, której pobór został zawieszony, i wskazywać właściciela towaru, jeżeli nie jest nim prowadzący skład.

Szczegółowy zakres danych określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2023 r. w sprawie ewidencji, dokumentacji i protokołów dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz. U. poz. 2817), obowiązujące od 1 stycznia 2024 r. Dla wyrobów wprowadzonych do składu podatkowego ewidencja obejmuje m.in.:

• nazwę wyrobu z kodem CN i informacją o naniesionych znakach akcyzy,
• ilość w jednostkach miary właściwych dla podstawy opodatkowania,
• datę wprowadzenia do składu,
• dane właściciela innego niż podmiot prowadzący skład,
• numer dokumentu, na podstawie którego wyroby przemieszczono (np. e-AD),
• kwotę akcyzy, której pobór został zawieszony.

Analogiczne dane obejmują wyroby wyprowadzane i przeładowywane. W ewidencji zarejestrowanego odbiorcy zapisuje się m.in. datę wprowadzenia wyrobów do miejsca odbioru, dane wysyłającego i kwotę akcyzy do zapłaty.

Forma ewidencji – papierowa czy elektroniczna?

Ewidencje można prowadzić w postaci papierowej lub elektronicznej. Można je też zastąpić dokumentacją prowadzoną na podstawie innych przepisów podatkowych albo przepisów o rachunkowości, jeśli zawiera ona wszystkie wymagane dane. Najważniejsze zasady:

• wpisy dokonuje się chronologicznie, niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego,
• ewidencja papierowa musi być przeszyta, ponumerowana i opatrzona plombą naczelnika urzędu celno-skarbowego, a zamyka się ją za każdy miesiąc w ciągu 3 dni roboczych,
• ewidencja elektroniczna wymaga pisemnej instrukcji obsługi programu, nie może pozwalać na usuwanie wpisów i musi identyfikować osobę wprowadzającą poprawki,
• na żądanie organu raport z ewidencji elektronicznej przekazuje się w ciągu 14 dni.

Ewidencja znaków akcyzy

Podmiot obowiązany do oznaczania wyrobów oraz skład podatkowy, który nanosi znaki akcyzy na cudzy towar, prowadzą ewidencję banderol. Prowadzi się ją odrębnie dla każdej serii banderol podatkowych. Musi pokazywać liczbę banderol otrzymanych, wydanych, naniesionych, uszkodzonych, zniszczonych, utraconych i zwróconych. Utratę, zniszczenie czy zwrot znaków dokumentuje się protokołem w formie papierowej. Każda niezgodność między stanem banderol a liczbą oznaczonych butelek jest sygnałem ostrzegawczym przy kontroli, dlatego banderolowanie warto powierzyć podmiotowi, który prowadzi tę ewidencję na co dzień.

Przechowywanie, sankcje i praktyczne wskazówki

Ewidencje i inne dokumentacje akcyzowe przechowuje się przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je sporządzono. Kodeks karny skarbowy zalicza ewidencję do ksiąg, dlatego jej nieprowadzenie (art. 60 § 1 KKS) lub nierzetelne prowadzenie (art. 61 § 1 KKS) zagrożone jest karą grzywny do 240 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi grozi grzywna za wykroczenie skarbowe. Więcej o konsekwencjach piszemy w haśle kary za złamanie przepisów ustawy o podatku akcyzowym.

W praktyce warto:

• powiązać ewidencję z systemem magazynowym i komunikatami EMCS PL2,
• regularnie porównywać stan ewidencyjny ze stanem rzeczywistym i wpisywać wyniki spisu,
• sprawdzać, czy zakres danych w programie odpowiada aktualnemu rozporządzeniu.

Podsumowanie

Ewidencja wyrobów akcyzowych to obowiązek, który przy kontroli decyduje o wiarygodności całego rozliczenia akcyzy. Wpisy trzeba robić najpóźniej następnego dnia roboczego, a dokumenty przechowywać przez 5 lat.

Jeżeli planują Państwo magazynowanie alkoholu w procedurze zawieszenia poboru akcyzy, zapraszamy do kontaktu z zespołem logistiko.pl. Oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie prowadzenia składu podatkowego, ewidencji akcyzowych, banderolowania i rozliczania podatku akcyzowego.

Źródło: ustawa z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2026 r. poz. 412 ze zm.), rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2023 r. (Dz. U. poz. 2817), Kodeks karny skarbowy