Organizowanie dostaw w sklepie internetowym
Jak wspomnieliśmy wcześniej, sprawne organizowanie dostaw w sklepie internetowym może mieć bezpośredni wpływ na ogólną wydajność magazynu. Jest ona mierzoną w dziennej ilości realizowanych zamówień i tym samym – zadowoleniu klientów.
Dzieje się tak głównie gdy zdecydowaliśmy się pracować na niskich stanach magazynowych i dostawach just-in-time. Co zrobić, żeby nieprzyjęte dostawy nie paraliżowały pracy magazynu?
W przypadku dostaw jest wiele rzeczy, na które, jako właściciele sklepu internetowego możemy nie mieć zbyt dużego wpływu:
- nie mamy wpływu na to czy dostawca wyśle towar w terminie
- nie mamy wpływu na to czy w dostawie nie będzie pomyłek co do typu i ilości zamówionych towarów
- nie mamy nawet wpływu na to czy dostawy będą przychodzić przed południem czy po południu, bo to najczęściej wynika z trybu pracy poszczególnych firm kurierskich
Jak więc można optymalizować proces przyjęcia dostaw, w którym jest tak wiele niewiadomych? Można jak najbardziej, właśnie poprzez stopniowe likwidowanie niewiadomych i zmniejszanie ich wpływu na ogólną wydajność magazynu. Im więcej i wcześniej magazynierzy wiedzą, tym lepiej mogą się przygotować, żeby nie tracić ani chwili w momencie gdy dostawa wreszcie dotrze do magazynu!
W tym celu, jako osoba zarządzająca sklepem, należy dołożyć wszelkich starań, żeby:
- współpracować z wiarygodnymi, rzetelnymi dostawcami. Dzięki temu jeśli podają nam termin dostawy to mamy bardzo duże szanse, że dostawa dotrze właśnie w tym terminie a nie dwa dni później
- informować magazyn o spodziewanych dostawach jak tylko otrzymamy potwierdzenie od dostawcy. Informacja taka powinna zawierać : od kogo pochodzi dostawa (nazwa dostawcy), w jaki sposób będzie dostarczona (kierowca, kurier – jeśli tak to jaka firma kurierska itp.). Oraz jakie produkty i w jakich ilościach powinni się znajdować w dostawie
- nie mamy nawet wpływu na to czy dostawy będą przychodzić przed południem czy po południu, bo to najczęściej wynika z trybu pracy poszczególnych firm kurierskich
Jeśli magazynierzy wiedzą z wyprzedzeniem czego się spodziewać (wszystkie potrzebne informacje posiadamy zazwyczaj tuż po złożeniu zamówienia, najczęściej co najmniej dzień wcześniej niż spodziewana data dostawy), są w stanie zaplanować:
- o której godzinie spodziewać się dostawy (magazynierzy zazwyczaj dość dobrze orientują się w jakich godzinach dojeżdżają do nich kurierzy)
- ile i jakie produkty będą w dostawie (zatem wiedzą ile osób będzie potrzebnych, żeby szybko przyjąć dostawę)
- czy i gdzie trzeba przygotować miejsce w magazynie, żeby odłożyć przyjęte towary (dzięki temu nie tracą na to czasu już po przyjęciu dostawy, z „towarem w ręku”)
Tym sposobem magazyn już dzień wcześniej jest przygotowany do przyjęcia dostawy. Wszystkie plany i czynności, które trzeba będzie wykonać są rozważone, zaprojektowane i być może także przetestowane.
Organizowanie dostaw a praca magazynu
Wszystko to sprawia, że w momencie gdy dostawa przyjeżdża nikt w magazynie nie musi tracić czasu na zastanawianie się skąd towar przyjechał, po co towar przyjechał (czy to zapas magazynowy czy może towar, który jeszcze w tym samym dniu ma opuścić magazyn w zamówieniach klientów), kto ma go przyjąć, gdzie go odłożyć itd. Wszyscy w magazynie wiedzą co mają robić i całość odbywa się wręcz automatycznie bez żadnych przestojów.
Zatem rzetelna informacja o dostawie, przekazana do magazynu z odpowiednim wyprzedzeniem (im większa dostawa tym wyprzedzenie powinno być większe) gwarantuję, że co najmniej połowa problemów wynikająca z „niewiadomych” została zlikwidowana lub zminimalizowana jeszcze zanim dostawa dotarła do magazynu. Druga połowa to sama operacja magazynowa przyjęcia towaru.
W następnym artykule omówimy jakie czynności wchodzą w skład tej operacji oraz jak je skutecznie wykonywać organizowanie dostaw w krótkim czasie, tak, żeby przyjęty towar jak najszybciej był gotowy do wydania klientom.
